Gelesen: Der Termin

Softwareprojekte richtig zu managen, ist eine Kunst für sich. Tom DeMarco zeigt im Buch “Der Termin” auf, wie ein Projekt trotz der zahlreichen Stolpersteine – die einem Projektmanager von der Konzeption bis zum Abschluss in den Weg gelegt werden – erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Der Roman beschreibt aus der Ich-Perspektive die Erlebnisse des kürzlich entlassenen Systemmanagers Webster Tompkins. Dieser wird von einer attraktiven Geheimagentin zu Beginn der Handlung in das fiktive postkommunistische Land Morovien entführt. Dort macht man Tompkins ein Angebot: Er soll die Entwicklung von sechs Softwareprojekten parallel managen. Zudem schenkt man ihm ein Tagebuch, in dem er seine gewonnenen Erkenntnisse sammelt. Diese über 100 Ratschläge beruhen auf DeMarcos Erfahrung im Bereich des Projektmanagements und sind im Anhang dieser Zusammenfassung aufgelistet.

Tompkins wird verschleppt. Hinter der Entführung steht der EFN (der Edle Führer der Nation), ein ehemaliger Softwaremagnat, der sich nun eine neue Herausforderung sucht und dafür ein ganzes Land kauft, um dessen IT-Sektor an die Weltspitze zu befördern – und dafür braucht er Tompkins.

Die Aufgaben, die dem Protagonisten gestellt wird, klingen anfangs nicht wie plumpe Erpressung, sondern eher verlockend: Ein grosser Pool qualifizierter Mitarbeiter, unbegrenzte finanzielle Mittel sowie die völlige Freiheit bei der Zeitplanung. Zudem erhält er weitreichende Entscheidungsfreiheit. Von solchen Bedingungen träumt jeder Projektmanager. Tompkins teilt daraufhin seine Mannschaft in jeweils drei Teams pro Produkt auf. Durch unterschiedliche Teamgrössen und Entwicklungsmethoden möchte er die Gelegenheit nutzen und neue Erkenntnisse über Managementmethoden erhalten. Er selbst nennt es das “Projektmanagement-Labor”. Dass die traumhaften Bedingungen von kurzer Dauer sind, dürfte auch Nichtexperten nicht verwundern.

Auf seinem Weg zum Ende des Projekts muss Tompkins auch zahlreiche kleine und grosse Probleme lösen. Im Mittelpunkt stehen dabei vor allem Widrigkeiten und deren Lösungs-Methoden beim Managen von Menschen und Teams, Methoden für die optimale Projektplanung sowie Prozessoptimierung.

Im Buch werden keine Informationen zum Thema Konfigurationsmanagement oder Produktabnahme erwähnt. Zudem ist der Teil für den Projektabschluss im Vergleich zu den anderen Abschnitten kurz gehalten. Der Fokus liegt bewusst beim Personal- und Prozessmanagement. Persönlich empfehle ich dieses Buch jenen, die im Alltag mit Projekten oder allgemein mit dem Projektmanagement konfrontiert werden.

Nachfolgend sind sämtliche Erfahrungen von DeMarcos aufgelistet:

Vier Grundsätze guten Managements

• Wählen Sie die richtigen Leute aus.
• Betrauen Sie die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Aufgaben
• Motivieren Sie die Mitarbeiter.
• Helfen Sie den Teams, durchzustarten und abzuheben.

Sicherheit und Veränderung

• Menschen können Veränderungen nur in Angriff nehmen, wenn sie sich sicher fühlen.
• Veränderung ist eine entscheidende Voraussetzung für den Erfolg jeder Projektarbeit (und wahrscheinlich auch der meisten anderen lohnenden Unternehmungen).
• Fehlende Sicherheit bewirkt fehlende Risikobereitschaft.
• Risikovermeidung ist fatal: Sie führt dazu, dass die mit einem Risiko verbundenen Chancen ungenutzt bleiben.
• Unsicherheit entsteht, wenn Menschen sich direkt bedroht fühlen oder Angst vor Machtmissbrauch haben.

Negative Verstärkung

• Drohungen motivieren nur bedingt zu höheren Leistungen.
• Eine Drohung kann so ernst sein wie sie will: Eine Aufgabe wird nicht termingerecht erledigt werden, wenn die veranschlagte Zeit zu knapp bemessen ist.
• Schlimmer noch: Wenn das Ziel nicht erreicht wird, muss man seine Drohungen womöglich wahr machen.

Die wichtigsten Körperteile des Managers sind Herz, Bauch, Seele und Nase. Sie braucht er, um

• Mit dem Herzen zu führen,
• Dem Gefühl im Bauch zu vertrauen (auf die innere Stimme zu hören),
• Die Organisation zu beseelen,
• Zu riechen, dass etwas stinkt.

Wenn man das Befehligen einer Schlacht als Metapher für Management sieht

• Bei Beginn der Schlacht ist die eigentliche Arbeit des Managers bereits getan.

Vorstellungsgespräch und Personalbeschaffung

• Wer Personal einstellt, braucht dafür alle für das Management relevanten Körperteile: Herz, Seele, Nase und Bauch (vor allem das Gefühl aus dem Bauch heraus)
• Versuchen Sie nicht, es allein zu tun, zwei Bäuche sind besser als einer.
• Bitten Sie neu eingestellte Mitarbeiter, ein Projekt zu leiten, dessen Anforderungen exakt denen entsprechen, denen sie bereits früher gerecht wurden, und herausforderndere Ziele dieses eine Mail zurückzustellen.
• Fragen Sie nach Empfehlungen: Vielleicht kann Ihnen die Person die Ihnen am meisten zusagt, andere gute Kandidaten nennen.
• Schaffen Sie eine Feedback-Umgebung z.B. in der Form Anonymer Emails (Beichtstuhl)

Produktivitätsverbesserungen

• Es gibt keine Schnellschüsse zur Verbesserung der Produktivität.
• Produktivitätsverbesserungen erfordern langfristige Investitionen.
• Alles, was kurzfristige Ergebnisse verspricht, ist vermutlich Scharlatanerie.

Risikomanagement

• Managen Sie Projekte, indem Sie Ihre Risiken managen
• Führen Sie akribisch Buch über die Risiken jedes Projekts.
• Setzen Sie sich mit den ursächlichen Risiken auseinander, statt nur die unerwünschten Folgen am Ende zu sehen.
• Schätzen Sie für jedes Risiko die Wahrscheinlichkeit seines Auftretens und die mutmasslichen Kosten ab.
• Antizipieren Sie für jedes Risiko das allererste Symptom, mit dem es sich vermutlich ankündigen wird.
• Ernennen Sie einen Risikobeauftragten, einen Mitarbeiter, den Sie von der Das-Schaffen-wir-Haltung entbinden.
• Richten Sie zwanglose (vielleicht sogar anonyme) Kanäle ein, über die schlechte Nachrichten bis in die höchsten Hierarchie-Ebenen hinauf kommuniziert werden können.

Defensives Management

• Begrenzen Sie Verluste
• Sie können Ihre Gesamtleistung stärker durch Eindämmen der Misserfolge als durch Optimieren der Erfolge verbessern
• Blasen Sie scheiternde Anstrengungen frühzeitig ab – ohne Wenn und Aber.
• Überlassen Sie es nicht dem Zufall, ob ein Team zusammenwächst oder nicht: Setzen Sie, wenn irgend möglich, ein vorgeformtes Team ein.
• Trenn Sie nie ein funktionierendes Team (wenn die Teammitglieder damit einverstanden sind). So ersparen Sie ihren Nachfolgern die Schwierigkeit, sich mit Teams herumschlagen zu müssen, die nur langsam oder überhaupt nicht zusammenwachsen.
• Betrachten Sie ein eingeschworenes Team, das bereit und willens ist, ein neues Projekt in Angriff zu nehmen, als eines der Projektergebnisse.
• Ein Tag, der am Anfang eines Projekts verloren geht, tut genauso weh wie ein Tag, der am Ende verloren geht.
• Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, einen Tag zu vertun… aber keine einzige, ihn zurückzubekommen.

Modellierung und Simulation des Entwicklungsprozesses

• Modellieren Sie ihre Instinkte über die Arbeitsprozesse
• Entwickeln Sie die Modelle gemeinsam mit Kollegen, um Ihre Vermutungen über den Ablauf von Arbeitsprozessen auszutauschen und aufeinander abzustimmen
• Nutzen Sie die Modelle als Basis für Simulationen zur Abschätzung von Ergebnissen
• Nutzen Sie die tatsächlichen Ergebnisse zur Verfeinerung der Modelle
• Ithink Software

Pathologische Politik

• Man muss bereit sein, seinen Job jeden Tag aufs Spiel zu setzen…
• …aber das garantiert nicht, dass einem pathologische Politik nichts anhaben kann.
• Pathologische Politik gedeiht überall, auch in der gesündesten Organisation
• Die herausragendste Eigenschaft pathologischer Politik ist, dass das Streben einzelner nach Macht und Einfluss die natürlichen Ziele einer Organisation überlagert
• Das kann selbst dann passieren, wenn das pathologische Ziel dem Ziel der Organisation diametral entgegengesetzt ist.
• Eine der schlimmsten Nebenwirkungen pathologischer Politik: Sie hat es besonders auf schlank besetzte Projekte abgesehen

Metriken

• Die Grösse jedes einzelnen Produkts muss gemessen werden.
• Es ist notwendig, sich den Kopf über Messeinheiten zu zerbrechen – solange Sie keine objektiven Masse haben, wählen Sie subjektive Messeinheiten.
• Bilden Sie synthetische Masse aus allen verfügbaren Primitiven (abzählbaren Software-Eigenschaften).
• Sammeln Sie archäologische Daten, um Produktivitätstrends aus mittlerweile abgeschlossenen Projekten abzuleiten.
• Experimentieren Sie solange mit der Formulierung der synthetischen Metrik, bis Ihre Werte optimal mit dem Entwicklungsaufwand für die untersuchten Projekte in Ihrer archäologischen Datenbank korrelieren.
• Legen Sie eine Trendlinie durch Ihre Datenbank, die den erwarteten Entwicklungsaufwand als Funktion von Werten der synthetischen Metrik zeigt.
• Berechnen Sie nun zur Aufwandabschätzung jedes neuen Projekts den Wert der synthetischen Metrik und lesen Sie mit seiner Hilfe den erwarteten Entwicklungsaufwand von der Trendlinie ab.
• Nehmen Sie die Schwankungsbreite um den Produktivitätstrend herum als Hinweis darauf, mit welchen Toleranzen Sie bei Ihren Hochrechnungen rechnen müssen.

Prozess und Prozessverbesserung

• Ein guter Prozess und kontinuierliche Prozessverbesserung sind ein anerkennenswertes Ziel.
• Sie sind gleichzeitig ein sehr natürliches Ziel: Gute technische Mitarbeiter bemühen sich darum, ganz gleich, ob man sie dazu anhält oder nicht.
• Formale Prozessverbesserungsprogramme kosten Zeit und Geld; ein angeordnetes Programm zur Prozessverbesserung kann sogar zu Rückschlägen
• in der Projektarbeit führen. Selbst wenn langfristig Produktivitätsgewinne erzielt werden, kosten QS-Programme den Projekten, in die sie eingebettet waren, meistens mehr als sie nützen.
• Ein Projekt kann allenfalls hoffen, von einer gutgewählten Methodenverbesserung so viel zu profitieren, dass sich der in die Veränderung gesteckte Zeit- und Geldaufwand auszahlt.
• Die Gefahr standardisierter Prozesse liegt darin, dass die Mitarbeiter wichtige Abkürzungsmöglichkeiten ungenutzt lassen.
• Bei überbesetzten Projekten ist die Gefahr besonders gross, dass der Standardprozess stur eingehalten wird, wenn er nur genügend Arbeit (sinnvolle oder sinnlose) generiert, um alle Mitarbeiter zu beschäftigen.

Die Herangehensweise verändern

• Die einzige Möglichkeit, die Leistung innerhalb eines Projekts substantiell zu verbessern, besteht darin, die Zeit für die Fehlersuche stark zu reduzieren.
• Hochproduktive Projekte wenden anteilsmässig sehr viel weniger Zeit für das Debugging auf.
• Hochproduktive Projekte wenden anteilsmässig sehr viel mehr Zeit für den Entwurf auf.
• Man kann Menschen ohne Fürsorge und Zuneigung nicht dazu bringen, anders als bisher zu handeln. Um sie zu einer Verhaltensänderung zu bewegen, muss man verstehen, woher sie kommen und warum sie sind, wie sie sind.

Die Auswirkungen von Druck

• Menschen unter Druck denken nicht schneller.
• Mehrarbeit über einen längeren Zeitraum hinweg ist eine Methode zur Produktivitätssenkung
• Kurze Perioden der Anspannung und sogar der Mehrarbeit können eine sinnvolle Taktik sein, weil sie die Konzentration der Mitarbeiter bündeln und das Gefühl für die Wichtigkeit der Arbeit erhöhen. Mehrarbeit über einen längeren Zeitraum hinweg aber ist immer ein Fehler.
• Vielleicht setzen Manager Druck deshalb so oft ein, weil sie nicht wissen, was sie sonst tun sollen, oder die schwierigen Alternativen scheuen.
• Ein schrecklicher Verdacht: Möglicherweise steckt hinter Druck und Mehrarbeit der Grund, dass im Falle eines Scheiterns niemandem ein Vorwurf gemacht werden kann.

Zornige Manager

• Zorn und Verachtung im Management sind ansteckend. Wenn das höhere Management seine Macht missbraucht, ahmt das mittlere Management dieses Verhalten nach (so wie aus misshandelten Kindern oft misshandelnde Eltern werden)
• Das Management glaubt, Geringschätzung würde die Mitarbeiter zu grösseren Anstrengungen anspornen. Geringschätzung ist die Peitsche, die ein Zuckerbrot-und-Peitsche-Management am häufigsten einsetzt. Dabei gibt es keinen Beweis dafür, dass Geringschätzung Menschen jemals zu grösseren Leistungen angespornt hätte.
• Wenn ein Manager seine Mitarbeiter geringschätzig behandelt, um sie zu grösseren Leistungen anzuspornen, so ist das eher ein Zeichen für die Unzulänglichkeit des Managers als für die der Mitarbeiter.

Mehrdeutige Spezifikationen

• Mehrdeutigkeit in einer Spezifikation deutet auf einen Konflikt zwischen den verschiedenen Interessengruppen an einem System hin.
• Eine Spezifikation, die keine vollständige Aufzählung der Ein- und Ausgaben enthält, ist ein Flop; sie erfüllt die Anforderungen an eine Spezifikation nicht einmal ansatzweise.
• Niemand sagt einem, dass eine Spezifikation lausig ist. Die Menschen neigen dazu, die Schuld bei sich selbst zu suchen, nicht bei der Spezifikation.

Konflikte

• Wenn an einer Entwicklungsanstrengung mehrere Parteien beteiligt sind, sind Interessenkonflikte unvermeidlich.
• Der Bereich der Systementwicklung und –installation ist für Konflikte besonders anfällig.
• Die meisten Systementwicklungsorganisationen verfügen über schlechte Konfliktlösungsfähigkeiten.
• Konflikte verdienen Respekt. Konflikte sind kein Zeichen für unprofessionelles Verhalten.
• Legen Sie von vorneherein klar fest, dass die Gewinnbedingungen aller Beteiligten respektiert werden müssen. Stellen Sie sicher, dass alle Gewinnbedingungen, die kleinen ebenso wie die grossen, auf den Tisch gelegt werden.
• Verhandlungen sind schwierig; Mediation ist einfach.
• Machen Sie von Anfang an deutlich: Wenn Gewinnbedingungen einander ganz oder teilweise ausschliessen, Wird von den Parteien erwartet, dass sie sich in Mediation begeben, um den Konflikt zu lösen.
• Ganz wichtig: Wir stehen beide auf der gleichen Seite; es ist das Problem, das auf der anderen Seite steht.

Rolle des Katalysators

• Es gibt so etwas wie eine katalytische Persönlichkeit. Solche Menschen leisten einen Projektbeitrag, indem sie dem Team helfen, zusammenzuwachsen und gesund und produktiv zu bleiben. Selbst wenn eine Katalysator-Persönlichkeit nichts sonst leisten würde (meistens leistet sie sehr viel mehr), ist sie allein aufgrund ihrer Katalysator-Rolle wichtig und wertvoll.
• Mediation ist ein Spezialfall der Katalysator-Rolle. Mediation lällst sich mit geringem Aufwand erlernen.
• Das kleine Ritual, das mit dem Satz beginnt “Kann ich Ihnen helfen, indem ich versuche als Mediator für Sie zu vermitteln?”, kann ein wichtiger erster Schritt in der Konfliktlösung sein.

Menschliches Irren

• Nicht das, was wir nicht wissen, bringt uns zu Fall… sondern das, was wir fälschlicherweise zu wissen glauben.

Mitarbeiterzahl

• Ist ein Projekt in der Anfangsphase personell aufgebläht, besteht die Gefahr, dass die Entwurfsaktivitäten abgekürzt werden (um all die Leute zu beschäftigen).
• Wenn die Arbeit vor Fertigstellung des Entwurfs auf ein grosses Team verteilt wird, wird darauf verzichtet, die Schnittstellen zwischen Mitarbeitern und Arbeitsgruppen zu minimieren.
• Die Folgen sind: grössere wechselseitige Abhängigkeit, mehr Besprechungen, Redundanz und Frustrationen.
• Die ideale Personalbesetzung erfordert über weite Strecken hinweg ein kleines Kernteam, das gegen Ende des Projekts (erst im letzten Sechstel der veranschlagten Zeit) um eine beträchtliche Zahl von Mitarbeitern ergänzt wird.
• Ein schrecklicher Verdacht: Projekte mit aggressivem Terminplan werden später abgeschlossen, als das mit einem vernünftigeren Terminplan der Fall gewesen wäre.

Projektsoziologie

• Halten Sie Besprechungen klein, indem Sie nicht benötigten Leuten die Sicherheit vermitteln, nichts zu versäumen. Eine schriftlich vorliegende Tagesordnung, die streng eingehalten wird, ist die einfachste Möglichkeit, ihnen diese Gewissheit zu geben.
• Projekte brauchen Rituale.
• Rituale helfen, die Aufmerksamkeit auf Projektziele und –ideale zu konzentrieren: Kleine Besprechungen, fehlerlose Arbeit usw.
• Unternehmen Sie Schritte, Mitarbeiter vor zerstörerischem Zorn zu bewahren.
• Denken Sie daran: Zorn = Angst. Manager, die in zerstörerischer Wut ihre Mitarbeiter quälen, tun das fast immer, weil sie Angst haben.
• Beobachtung: Wenn jeder die Gleichung Zorn = Angst versteht, wird Wut zu einem leicht erkennbaren Signal: Wer zornig ist, hat Angst. Weil die meisten Menschen dazu neigen, Angst nicht zu zeigen, können Sie ihrer Wut nicht mehr Luft machen. (Das löst das Problem des zornigen Mitarbeiters, macht aber allen anderen das Leben leichter.)

Pathologische Politik

• Man kann nicht erwarten, ein pathologisches Verhalten von unten her zu heilen.
• Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit und gefährden Sie nicht Ihre Position in dem Versuch, es doch zu versuchen.
• Manchmal besteht die einzige Möglichkeit darin, der Sache zu trotzen und darauf zu warten, dass das Problem sich von selbst erledigt oder dass sich eine gute Gelegenheit für einen Wechsel ergibt.
• Wunder sind möglich, aber rechnen Sie nicht damit.

Straff und taff

• Straff und taff ist eine Formel, zu der in gescheiterten Unternehmen die Leute greifen, die für das Scheitern verantwortlich sind.
• Sie ist das Gegenstück des natürlichen Ziels jeder Organisation: Produktivität und Partnerschaft.
• Wann immer Sie die Phrase “straff und taff” hören, ersetzen Sie sie mit dem, was sie wirklich bedeutet: eingeschüchtert und gescheitert.

Gesunder Menschenverstand

• Ein Projekt braucht sowohl Ziele als auch Termine.
• Sie sollten sich voneinander unterscheiden.